Gestão de compras: como ter sucesso com a equipe de compras

Sem dúvidas, ter uma boa estratégia para a gestão de compras e estoque pode determinar o sucesso ou fracasso das operações Offshore. 

Este é o caso dos  navios e plataformas, que dependem de materiais, consumíveis e spare-parts disponíveis no lugar e hora corretos para que não comprometam o bom andamento da operação. 

Mas não somente isso, essas embarcações precisam de fornecedores que as atendem no estilo One-Stop-Shop, para que possam comprar tudo o que precisam em um só local, conforme seu cronograma de viagem, a fim de facilitar todo o processo da equipe de compras que, por muitas vezes, operam em uma demanda maior do que conseguem gerir.

Afinal, já parou para analisar o tempo despendido pela equipe de compras, por irem de fornecedor em fornecedor para obter os mais variados materiais de consumo de bordo como equipamentos náuticos, consumíveis, lubrificantes, utensílios de cozinha, hotelaria, entre outros? O resultado disso é a morosidade no processo de compras e uma carga de trabalho maior do que se utilizassem fornecedores One-Stop-Shop. 

Por isso, cabe à equipe de compras encontrar maneiras de realizar a gestão de compras do modo mais eficiente possível, para evitar faltas de materiais e/ou atrasos na entrega. Pensando nisso, desenvolvemos este artigo completo, com tudo o que você precisa para ter sucesso. Basta continuar a leitura!

O cenário brasileiro da gestão de compras

Conforme um levantamento divulgado pelo portal Terra, realizado pela Oxford Economics em parceria com a SAP SE, apenas 10% dos gestores de compras fazem investimentos em parcerias e sistemas de compras. 

Apesar de representarem a menor porcentagem, esses gestores alcançaram melhores resultados e relataram otimização de processos. Esse dado revela a importância dos mecanismos de gestão de compras no cenário brasileiro.

Mas, não basta apenas saber quais recursos utilizar para melhorar a gestão de compras do seu negócio. É preciso entender as etapas do processo e identificar pontos de melhoria em cada uma delas.

Como funciona a dinâmica da gestão de compras?

Como você já sabe, um dos principais objetivos da gestão de compras é evitar o mau uso de recursos, principalmente financeiros. O que pode gerar prejuízos e quedas de desempenho, se os processos forem realizados sem a devida atenção. 

Por isso, é importante saber que a dinâmica da gestão de compras se inicia com a necessidade de reabastecimento de materiais e equipamentos, que são identificados e registrados pela tripulação em conjunto com a equipe de compras. 

Em seguida, é importante fazer um balanço quantitativo e identificar os fornecedores qualificados, além de avaliar preços, logística e prazos de entrega. 

No caso de embarcações, esse cenário é ainda mais delicado, já que os fornecedores precisam ser ágeis e, se possível, atuarem no formato One-Stop-Shop. 

Como se não bastasse, é importante:

• identificar e comparar os maiores diferenciais e suporte despendido pelos fornecedores;
• estabelecer boas relações com eles;
• entender quais as melhores formas de negociação considerando fretes e qualidade dos materiais;
• realizar a compra, de fato; 
• acompanhar as métricas importantes;
• e controlar os estoques. 

Se tudo parece muito complicado ou até mesmo impossível para a situação atual da sua equipe, talvez uma boa alternativa seja terceirizar parte do processo de compras como a etapa de prospecção, cotação, compras ou até mesmo a etapa logística com empresas experientes e qualificadas. 

Pesquisa de fornecedores

Pensando na necessidade de fornecedores eficientes, surge a questão de padronização de pesquisa. Afinal, onde encontrar esta categoria de fornecimento para atender nichos específicos como navios e plataformas? 

Organização interna

Para ter sucesso nessa empreitada, é essencial que a equipe de compras seja bem treinada e alinhada à missão, logística e disponibilidade financeira da empresa. 

Isso significa que os processos internos de compra e reabastecimentos precisam ser bem definidos, além de a equipe ter a real ciência dos SLAs acordados entre os setores internos e tripulação.

Uma boa dica, neste caso, é encontrar um sistema de fornecimento como a Nautique, que otimize tempo e disponibilize praticamente todos os itens necessários equilibrando qualidade e custo-benefício.

Indicadores de desempenho de compras

Além de pesquisar e identificar e qualificar fornecedores, é preciso analisar ao final de cada processo os indicadores de desempenho de compras. Afinal, como é possível saber o desempenho de cada compra se não existe um padrão e histórico de análise? 

Por isso, caso a sua equipe ainda não tenha definido indicadores de desempenho de compras, como tempo médio de atendimento às requisições, On Time In Full,  prazo médio de entrega, recorrência de compra, o ideal é que desenvolva essa rotina, o quanto antes,  adequando à sua realidade.

Essas informações são a chave para um planejamento bem feito e economia de recursos ao comprar materiais para suas embarcações. 

Revisão periódica das suas estratégias de compras

Com esses dados em mãos, é possível revisar constantemente se as estratégias de compras do seu setor estão sendo eficazes ou não. Isso inclui analisar o processo como um todo e identificar falhas ou possibilidades de melhorias. 

Assim, de tempos em tempos, conforme a economia local e a lucratividade do negócio, será possível traçar novas rotas de abastecimento e implementar técnicas mais inteligentes nas compras seguintes. 

Com todas as etapas devidamente estabelecidas, para uma boa gestão de compras é importante que a equipe designada para essa função aprenda estratégias de otimização dos processos já existentes, com foco no aperfeiçoamento. 

Os maiores erros na gestão de compras

Em poucas palavras, buscar o progresso em equipe também significa que é preciso evitar os erros recorrentes e que, por muitas vezes, passam despercebidos. Abaixo, você vai entender como evitar os principais erros da equipe de compras de uma empresa.

Controle de estoque ineficiente

Apesar de parecer óbvio, este é um erro muito comum nas empresas. Ter um controle de estoque realmente eficiente significa mais do que apenas saber quais são os insumos necessários para compra. 

É preciso entender a recorrência, importância e tempo de duração de cada item. Todos estes detalhes precisam ser incluídos em um controle de estoque e que para isso precisa ter a interação entre a tripulação e a equipe de compras para atingir tal nível de detalhamento.

Lembre-se que, quanto mais completo e relevante, melhores serão as decisões e os métodos de trabalho.

Por isso, certifique-se de que seu controle de estoque esteja alocado em uma plataforma segura, com possibilidade de “backups” diários ou semanais e inclua todas as informações citadas anteriormente.

Falta de planejamento de compras

Outro deslize recorrente no ramo de gestão de compras é a falta de planejamento. Não se engane: planejamento não se resume a estabelecer datas limite para as compras e definição de quantidades de produtos. 

Um bom planejamento demonstra quais os melhores fornecedores, quando contatá-los, prazos realistas para cada etapa (desde a solicitação inicial até a entrega dos produtos) e orçamento disponível baseado nas compras anteriores. 

Quanto mais bem estruturado e eficiente for o seu planejamento, mais bem-sucedida será a execução. 

Má coordenação da equipe

Além da falta de planejamento e controle, outra ameaça em potencial é a falta de alinhamento entre a equipe de compras e a tripulação das embarcações. 

A discrepância e falta de comunicação clara entre estas equipes pode resultar em divisão, mal entendidos e decisões precipitadas. 

Por isso, é essencial estabelecer canais de comunicação eficientes, a fim de que a equipe de compras sempre consiga interagir com a tripulação e também com outros setores e compartilhar informações, dúvidas e dificuldades. 

Um bom modo de garantir diálogos eficazes é por meio da tecnologia e canais de informação que reúnam e mantenham um histórico intacto das conversas. 

Com o aumento do trabalho em equipe à distância, existem muitos softwares e sites gratuitos para gerenciar as equipes e fazer com que as informações não se percam. Basta pesquisar e escolher aquele que melhor atende às suas necessidades.

Conclusão 

Por fim, fica claro que a gestão de compras e suprimentos envolve muito mais do que apenas contatar os fornecedores e finalizar a compra. É preciso dedicar tempo a cada etapa do processo. 

Nesse quesito, a Nautique Solutions pode ser sua maior aliada — facilitamos o seu trabalho fornecendo todos os materiais necessários no estilo One-Stop-Shop, com tudo o que você precisa em apenas um lugar. 

Além disso, oferecemos serviços de terceirização de parte do processo de compras ou terceirização total, com alocação de profissionais extremamente qualificados e experientes no mercado de navegação. O que acha de entrar em contato para solicitar um orçamento através do nosso site?