Palavra muito comum quando o assunto é gerenciamento de processos em embarcações, o significado de backlog ainda gera um pouco de confusão e é por esse motivo que fizemos esse post.

Por que é importante que os profissionais que cuidam de partes administrativas em navios conheçam o significado desse termo? 

Como os backlogs impactam na rotina de trabalho e nos processos? Como calcular os backlogs?

Vamos responder todas essas perguntas nas próximas linhas, então, continue a leitura! 

O que são Backlogs?

Mas afinal, o que significa backlog? Backlog é uma ferramenta que lista as tarefas que ainda não estão finalizadas, e são importantes para a evolução de determinados processos e etapas do gerenciamento de uma embarcação como um todo. 

Quando fazemos a tradução dessa palavra para o português, temos como significado as palavras “atraso” ou “acúmulo”, porém é importante esclarecer que nem sempre as tarefas que estão na lista de backlogs estão, de fato, atrasadas. 

São tarefas pendentes de solução, de modo geral. 

Além disso, os backlogs indicam também a capacidade de trabalho de determinada equipe, fazendo um cálculo que mostra o tempo gasto, a mão de obra necessária, e em contrapartida os recursos que as embarcações possuem nesse momento para essa execução. 

Parece complicado?

Vamos seguir essa linha de pensamento:

Se você parasse o seu trabalho hoje, quanto tempo demoraria para você atender todas as demandas que estão pendentes e qual a força de trabalho que isso iria lhe custar? 

A segunda pergunta diz respeito aos custos. Sim, afinal, quando falamos de tempo de trabalho, falamos também de gasto de dinheiro. 

Partindo desse pressuposto, fica mais fácil entender o backlog como uma lista de pendências que precisam ser resolvidas para que outros processos iniciem, como uma ferramenta que se mantém girando de forma para que tudo aconteça. 

Como os backlogs interferem nas embarcações?

Quem trabalha embarcado sabe que existem inúmeras tarefas a serem feitas, separadas por diferentes setores responsáveis que exigem tempos diferentes para a sua execução. 

Hoje, a equipe da sua embarcação é perfeitamente capaz de executar os projetos? Quanto tempo levaria para a solução de todas as pendências existentes hoje?

Se você tem essa resposta, você já tem backlogs na sua empresa. 

Porém, conforme a lista de pendências aumenta, os processos das embarcações sofrem cada vez mais interferência. Imagine que hoje você levaria 3 dias para resolver todas as suas pendências. 

Na semana que vem, o número aumenta e você leva 3 semanas para resolver tudo. Em algum momento, alguma atividade importante vai acabar entrando em um limbo e os processos vão começar a travar. 

Especialmente em atividades com múltiplas dependências, ou seja, quando mais de um especialista precisa cumprir diferentes etapas, com uma lista grande de backlog, o caminho para a obstrução de processos é muito rápido. 

Como calcular backlogs?

Mas afinal, como entender em que ponto estão os serviços nas embarcações para começar a identificar a quantidade de backlogs?

Primeiro de tudo, é importante listar todos os serviços que precisam ser realizados e o tempo de realização de cada um deles. Veja:

• Serviço 1 – 3 horas
• Serviço 2 – 5 horas
• Serviço 3 – 8 horas

E assim por diante. Sempre pensando no hoje, nas coisas que você precisa fazer agora, no presente. 

Então, depois de estimar tudo o que você precisa fazer, é hora de verificar o tamanho da sua equipe e a quantidade de horas trabalhadas por cada um. Vamos pensar então que você tem uma equipe com 7 pessoas em que cada pessoa trabalha 1h por dia. 

Ao final dessas listagens, você tem a quantidade de horas que vai precisar para finalizar os serviços, a quantidade de pessoas à sua disposição para fazer esses serviços e quanto tempo essas pessoas têm disponível para realizar essas tarefas. 

Para identificar, então, qual é o seu backlog, você vai pegar esse total de horas em serviço e dividir pela quantidade de pessoas que vão realizá-lo e o tempo dedicado de cada um. Dessa forma:

• Eu tenho 21 horas de demanda, 7 funcionários que trabalham 1h por dia, o que vai ser o equivalente a 7h de demanda encerradas por dia. Dividindo esses dados, percebo que em 3 dias eu consigo resolver as demandas que tenho hoje. 

Conseguiu entender? Esse é o cálculo do backlog 

Recapitulando: para calcular o seu backlog, você precisa do somatório de tempo dividido pela equipe. Dessa forma, a explicação fica bem simplista, porém é preciso ressaltar que nessa conta entram diferentes especialidades, dependendo do setor do navio. 

Se for de manutenção, por exemplo, você vai precisar considerar os responsáveis pela mecânica e pela elétrica, que em muitos momentos trabalharão na mesma demanda. 

Após desenvolver essa sistematização, você vai começar a entender quais as tarefas que estão realmente atrasadas e quais estão passíveis de serem resolvidas com os recursos que você tem hoje. 

Se esse backlog só aumenta e as demandas chegam, você pode perceber que existe um problema de controle sobre esses processos. É nesse momento que você vai ter claramente um indicador que vai cruzar a sua capacidade hoje com o que você tem para entregar. 

Os backlogs mostram o real controle sobre a chegada do serviço, a execução, o andamento e a conclusão. 

Boas práticas para a gestão de Backlogs

Sabendo de tudo isso, o maior desafio está em fazer o gerenciamento desses backlogs. A resposta para esse questionamento está na organização e atenção aos detalhes. 

Para visualizar aquilo que precisa ser feito e o quanto de recurso você vai precisar contratar para o navio, seja em mão de obra ou softwares, é necessário considerar alguns pontos:

• Priorizar o que deve ser priorizado: trabalhe com listas

Seja para atividades simples ou complexas, a lista é a melhor maneira de visualizar de forma clara aquilo que precisa ser feito e começar a estabelecer prioridades. 

O desafio aqui é entender o que é prioridade ou não, especialmente quanto essa lista está extensa! Mas falaremos disso nas próximas linhas. 

• Desenvolva critérios para a classificação de importância dos itens da lista

Sim, encontrar maneiras de selecionar e tipificar os tópicos da sua lista vão te ajudar a entender o que é mais importante na embarcação, no seu respectivo setor, e assim priorizar o que de fato é necessário. 

Os critérios variam de acordo com o departamento e a realidade diária da empresa. Por exemplo, é possível separar a parte de compras por necessidades urgentes, tempo de negociação, quantidade de produtos em estoque, e assim por diante. 

• Faça a divisão dos tópicos da lista em detalhes importantes e progressivos para a realização da tarefa

Especialmente em atividades que exigem mais de um especialista na execução, é interessante que você separe em subtópicos, colocando em fases aquilo que é mais importante de realizar como prioridade e depois as “subtarefas”. 

Estabeleça em cada tarefa o que precisa ser feito, incluindo riscos, tempo, recursos que são necessários, defeitos a serem corrigidos, e assim por diante. 

Fazendo assim, você pode enxergar a lista sendo cumprida com mais clareza. 

• Porém, tenha cuidado: faça o detalhamento apenas do que é necessário 

O tópico acima é importante, mas vem seguido de um sinal de alerta. Detalhar demais o seu backlog pode trazer confusões e causar o efeito reverso. Coloque apenas o que é necessário para identificar em qual nível você e sua equipe da embarcação estão. 

• Revise o backlog periodicamente

Por se tratar de uma ferramenta que está diretamente ligada com as demandas da sua empresa hoje, é importante estar sempre de olho no backlog, identificando o que está sendo cumprido. 

Dá para extinguir backlogs?

Sim! 

Se a capacidade de mão de obra da sua empresa é maior do que a quantidade de coisas a serem realizadas, não existe a necessidade de um backlog. 

Em outras palavras: se sua equipe consegue todos os dias finalizar as demandas daquele dia, sem nenhuma pendência, o backlog não será uma realidade na sua embarcação. 

Porém, é fato que para muitos lugares essa realidade ainda é utópica, e as demandas aumentam diariamente. 

É por isso que contar com empresas parceiras de confiança que contribuem em toda essa sistematização torna-se muito necessário. 

A Nautique Solutions pode ajudar

A Nautique, empresa fornecedora de todo tipo de suprimentos para embarcações no formato One Stop Shop, e facilitadora nos processos de compra como um todo, conta com cases de sucesso em que os backlogs diminuíram ou foram extintos! 

E nesses cases, que você pode conferir no hiperlink acima, foi comprovado que a otimização dos processos desencadeou melhora significativa no andamento de todas as atividades do navio, assim como grandes porcentagens de economia. 

Portanto, se você busca facilitar as compras para sua empresa e encontrar tudo o que precisa em um só lugar, a Nautique Solutions está à disposição para atender e, juntamente com as demandas do contratante, estabelecer estratégias eficazes e com ótimo custo-benefício. 

Conclusão

Os líderes das empresas embarcadas precisam ter consciência do que é o backlog e como se calcular para que fique claro identificar para onde estão indo os recursos financeiros e humanos. 

Ignorar essa ferramenta é deixar uma parte muito importante de lado, provocando uma grande quantidade de problemas em série. 

Esse post foi útil para você? Aproveite para ler também aqui no nosso blog o artigo “Os cuidados com a saúde mental de quem trabalha embarcado”.