Profissionais que trabalham na área de compras frequentemente falam sobre a metodologia  de Strategic Sourcing por ser um método eficaz para aquisição de produtos e serviços. No entanto,  poucos ainda dominam e aplicam a metodologia de forma efetiva.

Aqui na Nautique Solutions, utilizamos a ferramenta em diversos casos, por isso, neste artigo iremos explicar inicialmente o conceito e como obter resultados com ela em compras e fornecimento de embarcações.

Boa leitura!

O que é a Metodologia de Strategic Sourcing?

A metodologia de Strategic Sourcing é o processo que identifica e qualifica potenciais fornecedores de produtos/serviços solicitados por uma empresa, avaliando tecnicamente as proporções e formas de aquisição, bem como viabilizando negociações com o foco em formar bons acordos comerciais e operacionais.

Essa ferramenta, quando bem aplicada e conduzida, traz isonomia, transparência e objetividade nas escolhas realizadas pelo setor de compras.

Importante ressaltar que a metodologia de Strategic Sourcing surgiu para suprir uma necessidade específica de construir e desenvolver relações melhores de custo-benefício em toda transição de bens e serviços.

Sendo assim, o principal objetivo é, a cada nova requisição de compra, avaliar criteriosamente quais são os custos internos e externos, qual é a rede de fornecimento disponível e quais são os níveis de serviço prestado de acordo com a mercadoria desejada.

Quando bem aplicada, essa prática permite que haja economia na rotina de compras e que a qualidade na prestação do serviço seja mantida, uma vez que análises rigorosas e complementares são efetuadas antes do fechamento do negócio.

Pensando no segmento marítimo, principalmente quando falamos em compras para embarcações e plataformas, essa metodologia se mostra quase como uma ferramenta obrigatória para que os recursos sejam utilizados da melhor forma e o fornecimento ocorra de forma eficiente.

Abaixo iremos aprofundar o assunto, por isso, se você trabalha com compras para embarcações, continue aqui com a gente!

Como aplicar a metodologia de strategic sourcing em compras nas operações de fornecimento de embarcações?

A metodologia Strategic Sourcing, também conhecida como matriz estratégica de abastecimento, é utilizada para conduzir processos de aquisição com inteligência e estratégia, buscando maior eficiência operacional. Quando pensamos no fornecimento de embarcações, sua aplicação fica ainda mais necessária. 

O principal benefício de aplicar essa ferramenta em compras é a quantidade de informações relevantes que esse método levanta sobre tudo que envolve a gestão e montagem da cadeia de suprimentos.

Logo, o primeiro passo é criar um gráfico inspirado na  matriz de Kraljic, utilizando as mesmas  qualificações para insumos e serviços que a embarcação demanda, que são itens não-críticos, de gargalo, alavancados e estratégicos.

No eixo vertical do gráfico são medidos o impacto dos itens para a embarcação, variando de baixo a alto e, no eixo horizontal, são medidas as dificuldades de obtenção, também variando entre alto e baixo.

Após essa análise, fica mais fácil e claro definir a estratégia de compras, sabendo os itens que precisam ser priorizados, explorando fornecedores e quantidade de ofertas e até mesmo elaboração de contratos de fornecimentos.

As etapas da Metodologia de Strategic Sourcing

A implementação da metodologia para compras para embarcações tem algumas etapas, e vamos destrinchá-las abaixo.

Análise das necessidades da embarcação e definição de parâmetros

Essa é a primeira etapa de aplicação do strategic sourcing. Aqui é importante identificar todas as necessidades de suprimentos da embarcação, levantando dados sobre fornecedores.

Junto disso, também são definidos nesse momento os parâmetros de cada compra, como verba disponível e recorrência da aquisição.

Mapeamento de suprimentos

Após a análise acima, o passo seguinte é mapear os suprimentos em si, analisando o seu papel no processo operacional. Aqui, o mais Importante é considerar as especificações técnicas, padrões de qualidade e indicadores que envolvem cada categoria de suprimentos que deverá ser solicitado, assim como qualificar cada um deles de acordo com sua importância.

Esse mapeamento servirá como norte na busca de fornecedores que atendam aos padrões especificados, para que o fornecimento seja realizado de acordo com os padrões determinados nesta etapa.

Análise de mercado e fornecedores

Na metodologia de strategic sourcing, a análise de mercado é a última etapa da fundamentação da metodologia.

Neste ponto, o departamento de compras finaliza a coleta de informações ao trazer os dados do mercado e de possíveis fornecedores.

Nesta etapa são levantados dados dos fornecedores, sendo analisados para ver quais melhor podem atender a embarcação, desde preço até a qualidade dos produtos.

Definição da estratégia de compras para abastecimento da embarcação

A análise e coleta de dados são importantes para que, após, o departamento de compras ou a empresa que tenha assumido essa função de forma terceirizada possa fundamentar uma estratégia de fornecimento.

Nesse momento é elaborada a matriz estratégica de abastecimento em formato de gráfico, mencionada acima. A partir dela, o setor de compras é capaz de montar a estratégia de compras mais eficiente para atender as necessidades da embarcação com o melhor custo-benefício.

Cotação de produtos e serviços necessitados

A partir da definição da estratégia, o passo seguinte é realizar a cotação dos produtos. Na aplicação do strategic sourcing, o setor irá solicitar propostas aos fornecedores, prática conhecida pela sigla RFQ (Request for Quotation).

Aqui, vale ressaltar que a concorrência se mantém aberta, onde a equipe de compras pode montar um ranking dos fornecedores considerando os seguintes indicadores:  agilidade, comunicação, custo e logística.

Negociação e definição de fornecedores

Nesta etapa são efetivamente abertas as negociações, de acordo com o ranking montado na etapa anterior e as propostas recebidas pelos fornecedores, sendo finalmente aplicada o strategic sourcing.

Importante ressaltar que as propostas devem ser ajustadas de acordo com a estratégia definida pela equipe de compras e a devolutiva do fornecedor será mensurada nos parâmetros de custo, benefício e risco.

Também são formalizados cada negociação, registrando o processo e comparando cada proposta para identificar as mais interessantes.

Acordos e estratégia de evolução

A última etapa é o fechamento de acordos com fornecedores.

Apesar de complexa, é o momento onde vemos o resultado do esforço empregado, trazendo resultados palpáveis para a embarcação. 

Através da metodologia de strategic sourcing em compras também é possível fechar acordos de planejamento da evolução daquele fornecedor na sua cadeia de suprimentos da embarcação.

Ou seja, ao juntar informações e identificar o melhor fornecedor (ou melhores fornecedores) para cada item ou um que atenda no formato One-Stop-Shop, é possível fazer um plano de longo prazo para fidelizar, otimizar e evoluir a parceria.

Os Cases onde aplicamos a Metodologia de Strategic Sourcing em benefício dos nossos clientes

Nós já temos o hábito de aplicar essa metodologia há bastante tempo, pois entendemos que é o melhor método de análise de fornecedores para embarcações. Assim, iremos narrar alguns casos reais onde ela foi aplicada.

Por questões de privacidade, os nomes das empresas não serão revelados, pois acreditamos que o mais importante é focar no serviço que foi prestado.

Case onde atendemos uma empresa estrangeira de navegação

Neste caso o nosso cliente era uma empresa estrangeira de navegação que estava com navios em águas brasileiras. Ela encontrava dificuldades em adquirir materiais de consumo de bordo no mercado nacional através de sua matriz no exterior devido a entraves legais e burocráticos.

Por fim, eles acabavam tendo custos muito elevados por falta de opção de fornecedores que aceitassem fazer negócios com empresas no exterior. Como única opção, restava fazer a aquisição destes materiais por meio de empresas tradings e/ou shipchandlers.

Ao receber o caso, a abordagem realizada pela nossa iniciou com a avaliação das demandas que os navios deste cliente possuíam da seguinte forma:

• Identificou os materiais e suas respectivas famílias
• Mapeou os portos em que estes navios atendem
• Desenhou novos processos de compras direto com a matriz do cliente no Exterior balizado pelas suas necessidades e/ou impedimentos.
• Aplicou para este cenário a metodologia de Strategic Sourcing aos ramos de fornecedores e família de materiais mapeados neste estudo.
• A Nautique Solutions executou através de sua equipe própria de compras as aquisições de materiais de consumo de bordo.

Após todo este levantamento, estudo e aplicação na prática do pacote de serviço de Prospecção e Cotação mais o pacote de serviço de Compras e Financeiro, o nosso cliente obteve os seguintes benefícios:

• Adquiriu a liberdade de optar pela compra de seus materiais com qualquer fornecedor/distribuidor no mercado brasileiro, inclusive empresas de pequeno e médio porte.
• Liberdade de optar por contratar frete de qualquer transportadora no mercado brasileiro para movimentação de suas cargas a serem entregues nos navios.
• Passou a ter equipe de compras nacionais (equipe Nautique Solutions) pronta para atender suas requisições no mercado nacional.
• Redução de custo (saving) de aquisição de materiais de 58% (notar gráfico) em comparação à média de suas compras nos meses anteriores.
• O custo do serviço da Nautique representou cerca de 33% do valor total das cotações dos fornecedores com menor preço (notar gráfico). Se somando o custo dos serviços da Nautique ao valor total das cotações dos fornecedores com menor preço, o cliente obteve um saving final de 41%, além de todos os outros benefícios e comodidades proporcionados pelos serviços da Nautique.

Case onde atendemos uma empresa brasileira de navegação

Aqui, o nosso cliente era uma empresa brasileira de navegação que  possuía sua equipe de compras atendendo com excelência suas embarcações em operação.

No entanto, esporadicamente ocorriam picos de demandas das embarcações por passarem por docagens para manutenção preventiva ou corretiva, o que acabava gerando um volume de compras com prioridade muito maior do que o de rotina.

O resultado não poderia ser outro, senão problemas para a equipe de suprimentos/compras, pois alguns membros da equipe destinavam sua total atenção a embarcação em reparo, acarretando atraso no cronograma de compras das demais embarcações.

Após receber esse caso, nossa equipe optou pelos seguintes métodos para avaliar a melhor forma de atuação:

• Análise do histórico de manutenção e reparo de cada navio em suas respectivas docagens.
• Mapeamento dos fabricantes e fornecedores dos equipamentos principais dos navios.
• Aplicação do modelo de compras de Kraljic afim de determinar a estratégia adequada a ser tomada pelo cliente.
• Aplicação da metodologia de Strategic Sourcing às famílias de materiais identificados no histórico dos navios.
• Elaboração em conjunto com a equipe de suprimentos do cliente processos de compras focadas nas docagens e reparos ocasionais.
• Execução das aquisições dos materiais requisitados especificamente nas docagens e reparos através da equipe de suprimentos da Nautique Solutions.

Com todo este levantamento, estudo e aplicação na prática o pacote de serviço de Execução de Compras, o cliente obteve os seguintes benefícios:

• Diminuição do tempo para aquisição dos materiais utilizados nas docagens devido ao mapeamento e estudo prévio dos materiais e seus respectivos fabricantes/fornecedores.
• Não houve incidência de backlogs nas rotinas de compras da equipe de suprimentos do cliente, pois não tiveram necessidade de parar suas rotinas de compras das outras embarcações para atender as demandas de docagem.
• A equipe de compras da Nautique Solutions antecipou todas as compras dos materiais para a docagem por conta do estudo feito em cima do plano de reparo fornecido pelo cliente, restando apenas compras de matérias não previstas, no momento da docagem.
• Rápida resposta para compras de materiais não previstos devido ao envio de colaborador da Nautique Solutions à docagem para acompanhar partes do reparo e relatar possíveis urgências que por ventura poderiam ocorrer, coletando todos os dados necessários para a rápida substituição do material.
• Economia devido a compra dos materiais serem feitos diretamente em nome do cliente.
• O cronograma de docagem não apresentou atrasos por falta de material ou por compra errada de material.

Para mais informações sobre os nossos pacotes de serviço ou como podemos atender a embarcação que você trabalha como fornecedora, entre em contato conosco e realize uma cotação.